Digitales Homeoffice

“Home Office“. Einer von vielen Begriffen, der seit Beginn der Pandemie bei einigen Menschen für Schulterzucken sorgt, sind viele doch vorher nie mit diesem Thema in Berührung gekommen. Corona hat einen regelrechten Digitalisierungsschub in Deutschland ausgelöst. Um effizient arbeiten und „mithalten“ zu können, sind wir gezwungen, uns mit diesen Themen auseinanderzusetzen. Doch wie organisieren Sie sich optimal, um von zu Hause arbeiten zu können, wie halten Sie als Führungskraft Ihr nun virtuelles Team zusammen und was bedeutet Digitalisierung eigentlich für ein Unternehmen?

Unternehmen müssen Grundvorrausetzungen schaffen

Ohne eine gewisse Struktur funktioniert auch ein Home Office nicht. Dies fängt beim Unternehmen an. Es muss strukturelle und vor allem technische Vorrausetzungen schaffen und Grundregeln festlegen, um dem Mitarbeiter effiziente Arbeit von zu Hause zu ermöglichen. Zunächst einmal muss dieser mit einem Laptop und wenn möglich einem Mobiltelefon ausgestattet werden. Eine stabile VPN (Virtuelles Privates Netzwerk) Verbindung ist unabdingbar, um von extern auf den Firmenserver und dessen Laufwerke zugreifen sowie mit einigen Programmen arbeiten zu können.

Des Weiteren kann ein Mitarbeiter sich den Kauf von Büromöbeln und -materialien vom Unternehmen bezuschussen lassen, um seine Arbeit nicht vom ungeeigneten Küchentisch und -stuhl verrichten zu müssen.

Die unternehmensweite Kommunikation sollte gerade jetzt weiterhin gewährleistet werden z.B. über die Intranetseite der Firma. So kann sichergestellt werden, dass auch weiterhin alle Angestellten über wichtige Informationen wie beispielsweise Positionswechsel, Betriebsratsversammlungen oder neue Programmeinführungen verfügen.

Führungskräfte müssen Teamzusammenhalt fördern

Rein digitales und ortsunabhängiges Arbeiten kann unter Umständen dazu führen, dass der Teamcharakter innerhalb einzelner Abteilungen oder in der ganzen Firma verloren geht, da man sich selten bis gar nicht mehr sieht. Der zwischenmenschliche Austausch kann natürlich nicht ersetzt werden. Führungskräfte und Mitarbeiter können jedoch dazu beitragen, dass ein gewisser Teamgedanke, die Corporate Identity bzw. die Solidarität und die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen nicht gänzlich abhandenkommen.

Vorgesetzte können sogenannte Daily Updates, welche jeden Tag zur gleichen Uhrzeit stattfinden, einführen. Jeder Teamkollege kann sich in diesem Rahmen zu seinem Tag oder seiner Woche äußern. Das fördert Vertrauen, Kommunikation und Teamgeist. Daneben gibt es mittlerweile zahlreiche Tools, in denen virtuelle Teamarbeit sehr gut organisiert werden kann. Eines davon ist der Microsoft Planner, welcher eine Art digitales Kanban-Board (Werkzeug, mit dem man einen Produktionsprozess unterstützen kann) darstellt. Hier können Aufgaben, Zuständigkeiten, Prioritäten und Fälligkeiten definiert und zugeordnet werden.

Mitarbeiter müssen Selbstfürsorge praktizieren

Mobiles Arbeiten ist für Viele fremdes Territorium und stellt für so manchen eine Herausforderung dar. Der (Arbeits)alltag muss neu und vor allem selbst organisiert werden. Auch wenn der Chef sich um den bereits erwähnten Teamzusammenhalt kümmert, welcher schon eine gewisse Struktur bringt, so muss sich dennoch jeder selbst organisieren und das bedeutet Prioritäten setzen, Deadlines einhalten, morgens aufstehen und doch für genug Bildschirmpausen sorgen, um nicht in der digitalen Welt zu versinken und das Zuhause auch Zuhause bleiben zu lassen.

Wer Schwierigkeiten hat, sich selbst zu organisieren, sollte wenn möglich immer zur gleichen Zeit aufstehen, sich bürotauglich anziehen und für genug Wasser, Pausen und frische Luft sorgen. Auch der oben genannte Planner kann helfen, den Überblick über seine To Do‘s zu bewahren, er kann im Team oder alternativ auch nur für die persönlichen Aufgaben genutzt werden.

Jeder kann also einen Beitrag leisten, um das digitale Arbeiten erfolgreich zu gestalten, auch wenn es den persönlichen Austausch unter Kollegen, Mitarbeitern und Chefs nicht ersetzen kann. Für die Zukunft wäre eine hybride Form der Zusammenarbeit vor Ort und im Home Office denkbar und wünschenswert, um die Individualität jedes Einzelnen und dessen Bio Rhythmus berücksichtigen zu können.